Capture manuscrite
dans les déploiements de signatures électroniques SaaS
Les signatures électroniques basées sur le cloud sont courantes, mais présentent toutefois d'importantes lacunes en termes de convivialité et de conformité lorsqu'il est question de signature en présentiel.
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Passé et avenir des signatures manuscrites
Les signatures manuscrites en tant que méthode d'identification et de consentement remontent à 3100 années avant notre ère et, au cours des siècles suivants, elles ont continué à bénéficier d'une position constante dans la législation et la pratique courante en tant que méthode d'identification et de consentement.
Actuellement, la signature manuscrite reste un moyen universellement reconnu par les individus d'approuver des décisions, de donner leur consentement et de démontrer leur intention.
De plus, les récentes améliorations apportées à la technologie du stylet numérique et d'encrage ont permis de créer des enregistrements de signatures électroniques manuscrites qui capturent des artefacts biométriques ainsi que des données de transaction, générant ainsi de nouveaux moyens de capturer et de valider l'identité et le consentement.
Ces évolutions technologiques constituent, pour les fournisseurs SaaS, une occasion unique de combler les lacunes en matière de convivialité et de conformité que la signature en ligne seule n'a pas été en mesure de combler.
Défis de l'adoption dans les industries clés
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Ouverture de nouveaux marchés
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Authentification
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Expérience utilisateur
Pour des impératifs pratiques et de sécurité, le modèle de signature électronique basé sur le cloud est limité par les types de transactions qui peuvent être effectuées en ligne en toute confiance.
Prestations de soins de santé - L'importance de la conformité des données et de la confidentialité dans le secteur des soins de santé a limité l'adoption des flux de travail par courrier électronique pour concentrer les efforts numériques sur des solutions sur site dans lesquelles la saisie manuelle des informations sur les patients et la capture des signatures restent la norme.
Hypothèque - Bien que constituant la force motrice du développement initial des signatures électroniques, l'adoption n'a pas suivi le rythme en raison de l'écosystème complexe des parties qui dépendent de l'authenticité des documents essentiels et de leurs signataires.
Assurances - L'adoption a été lente en raison de l'accessibilité à l'Internet et des inquiétudes quant à une utilisation potentiellement abusive de la technologie « cliquer pour signer » par les agents, qui pourrait invalider la piste d'audit traditionnelle associée aux signatures SaaS.
Les documents signés numériquement dépendent de l'acceptation généralisée de l'attribution qui relie l'acte de signature au document, et de l'authentification qui confirme l'identité et l'autorité du signataire pour la conclusion de ce contrat.
Les solutions de signature dans le cloud disposent d'une piste d'audit établie pour satisfaire aux exigences d'attribution à l'aide de comptes, de connexions, d'adresses IP et d'autres points de données. Cependant, elles ne disposent pas de méthode d'authentification fiable. Lorsque celles-ci ont été développées en Europe et en Amérique latine, elles n'ont été adoptées que de manière limitée en raison de leur mauvaise utilisation.
Cela ouvre des perspectives intéressantes pour les signatures électroniques manuscrites car, selon M. Moyle, « si les signatures électroniques doivent normalement reposer sur une forme d'authentification, les signatures manuscrites constituent souvent une forme d'authentification. »
La signature de documents sur un écran d'ordinateur en présence des parties n'a pas été largement adoptée en raison de préoccupations liées à l'expérience utilisateur. En effet, les solutions de signature dans le cloud « ont tendance à imposer des structures d'authentification et de signature qui ne s'intègrent pas aisément dans un échange en face à face. »
Par exemple, dans une agence bancaire, l'acte de signature d'un document peut devenir plus compliqué et délicat en exigeant des signataires qu'ils utilisent un clavier ou une souris pour « signer » les documents, plutôt que de capturer une signature manuscrite.
Autre complication, « étant donné que le matériel est partagé, les signataires doivent être authentifiés individuellement dans le cadre du processus, ce qui place les clients dans la situation délicate de devoir convaincre l'ordinateur qu'ils sont bien ceux qu'ils prétendent être ». Lorsqu'ils sont confrontés à ce cérémonial dit de « signature pivotante », les consommateurs expriment fréquemment leur frustration. »
Pourquoi les stylets numériques ? Pourquoi maintenant ?
« La capture manuscrite devrait faire partie intégrante d'une stratégie numérique pour les fournisseurs de SaaS »
Ken Moyle, président, K6 Partners, LLC
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Alors que les entreprises de signatures électroniques se sont souvent éloignées des alternatives hors cloud, la combinaison des stylets numériques et de la signature SaaS peut offrir une solution de signature électronique complète.
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