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社内のペーパーレス化を本格的に進める上で、書類へのサインは大きな課題の一つです。文書を印刷してサインを書き、それをスキャンして再びデジタル化するのは無駄な手間です。ここでは、Word文書に電子サインを入れる2つの方法をご紹介します。
Word文書に電子サインを入れるには、以下の2つの方法があります。
電子サインをする機会が多い方は、ワコムのペンを使って直接Word文書にサインするのがおすすめです。文書の余白にメモを加えたり、イラストを描き込んだり、サイン以外にもペンを活用できます。ここから、電子サインを入れる2つの方法をご紹介します。
ワコムのペンタブレットでWord文書にサインできます。紙と同じように書くだけです。
ワコムのペンでWord文書に電子サインを入れるには、以下の手順に従います。
ワコムペンの代わりにマウスやタッチパッドでサインすることもできますが、ぎこちない線で見栄えが悪くなりがちです。
サインをした文書は、後から変更できないようにPDF形式で保存することをおすすめします。
直接書き込むことで、筆らしい鮮明なサインを書き込めます。
2つ目の方法は、紙に書いたサインを撮影やスキャンして、画像ファイルとして利用することです。画像ファイルは適切なサイズにする必要があります。手順は以下の通りです。
この方法は、一度サインをスキャンすれば、何度でも使えるテンプレートを用意できることが利点です。Word文書にいつでも電子サインを入れることができます。一方で、サインの見栄えが悪くなりがちなのが欠点です。サインと一緒に用紙も撮影されるため、画像として挿入する場合、文書から浮き立ったような違和感を与えてしまう場合があります。サインするときは、筆の勢いで味のある線が書けますが、この方法ではそういったサインの個性が失われてしまいます。そのため、撮影やスキャンしたサインのトリミングには、ちょっとした技量が必要です。
サインと背景を分けるためには、以下の手順を行います。
グラフィックソフトを使ったことがある人なら、サインをトリミングした後に、透明な背景を作ることできます。以下の設定で、テキストやラインの上にきれいにサインデータを配置できます。
電子形式のサインでは、特にセキュリティと文書の真偽が問題になります。電子文書に書き込まれたサインは、偽造しやすいのです。基本的には手書きサインの入った文書を入手してしまえば、そのサインを撮影してWord文書に電子サインとして挿入できてしまいます。そのため、電子サインにはさまざまなレベルのセキュリティ対策が講じられています。いちばん安全なのは、証明書付きのデジタル署名です。サインが本物であることを証明するため、証明書が必須と定められている文書もあります。一方で、応募書類や解約申込などの文書は、Word文書にサインを画像として挿入したり、ワコムのペンで直接記入するデジタル署名で対応できます。ワコムのデジタルインクソフトウェアはWacom Ink Layer Language(WILL)テクノロジーを採用しています。このテクノロジーを使えば筆跡の生体情報を取り込み、さまざまなデバイスやアプリケーションで認証精度の高い電子サインを作成できます。
電子サインを書き込んだWord文書は、絶対に共有しないでください。書き込み保護がされていないWord文書は改ざんしやすく、不正に利用される恐れがあります。そのため、サイン付きの文書は必ずPDF形式で保存、共有することをおすすめします。
Wacom One は13.3型ディスプレイで、紙にペンで描くような自然な描き味を持つ液晶ペンタブレット。軽量で手になじむペンが鉛筆、絵筆、チョークなどの様々な画材に早変わりし、消しゴムとして使うこともできます。もちろん、デジタル文書へのサインにも活躍します。ダウンロード可能なバンドルソフトウェア付き。MacやWindows以外にも、一部のAndroid端末で使用できます。
Wacom One 13
自然な書き味のペンで高解像度のディスプレイに直接描くことで署名や作品制作ができます。
Wacom’s vision is to bring people and technology closer together through natural interface technologies. This has made it the world’s leading manufacturer of interactive pen tablets and displays as well as of digital styli and solutions for saving and processing digital signatures. The advanced technology of Wacom’s intuitive input devices has been used to create some of the most exciting digital art, films, special effects, fashion and designs around the world and provides business and home users with their leading interface technology to express their personality. Founded in 1983, Wacom is a global company based in Japan (Tokyo Stock Exchange 6727) with subsidiaries and affiliate offices around the world to support marketing and distribution in over 150 countries.