Comment signer un document Word

La signature électronique dans Word constitue l'une des étapes importantes pour mettre en place un vrai bureau sans papier. Imprimer un document, puis le signer et le scanner de nouveau : c'est fastidieux et c'est complètement inutile. Il existe deux façons de créer une signature dans Word, et nous allons vous les montrer ici.

Deux méthodes pour signer un document Word

Pour insérer votre signature dans un document Word, vous disposez des deux possibilités suivantes :

  • Scanner la signature.
  • Créer la signature directement dans Word. Par exemple, avec un stylet Wacom.

Le stylet Wacom représente la solution la plus pratique, surtout si vous devez régulièrement signer des documents par voie électronique. En outre, le stylet vous sert à d'autres utilisations, par exemple pour créer des notes électroniques en marge dans Word ou pour dessiner. Nous vous expliquons ci-dessous les deux possibilités à votre disposition pour signer un document Word.

Signature dans Word avec un stylet Wacom

Pour signer un document Word, nous pouvons utiliser une tablette à stylet ou un écran interactif Wacom. Il nous suffit alors d'écrire comme sur une feuille de papier, mais au format numérique.

Pour signer un document Word avec le stylet Wacom, suivez les étapes ci-dessous :

  • Ouvrez le document dans Word.
  • Cliquez sur « Dessin » dans la barre d'outils pour insérer la signature.
  • Sélectionnez le stylet qui convient.
  • Choisissez un trait relativement fin pour la signature.
  • Choisissez une couleur adaptée : le noir ou le bleu foncé fonctionnent particulièrement bien.
  • Maintenant que vous avez effectué les réglages nécessaires pour votre stylet Wacom, vous pouvez positionner le stylet sur la zone de signature et signer comme vous le feriez sur une feuille de papier ordinaire.
  • Enregistrez le document signé.

À la place d'un stylet Wacom, vous pourriez bien sûr aussi utiliser votre souris ou votre index sur le pavé tactile pour créer une signature. Mais le résultat est généralement plutôt grossier et manque de professionnalisme.

Nous vous conseillons d'enregistrer le document au format PDF à ce moment-là, pour empêcher une modification ultérieure.

Contrairement à une signature numérisée, cette signature paraît beaucoup plus authentique.

Insérer une signature dans Word à partir d'un scan

La deuxième option consiste à photographier ou scanner votre signature originale sur papier et à l'enregistrer comme fichier image sur votre ordinateur. Vérifiez que la taille de l'image finale est bien adaptée. Pour cette option, les étapes sont les suivantes :

  • Si possible, apposez votre signature sur une feuille de papier blanche.
  • Scannez maintenant la feuille et enregistrez le document au format GIF, JPG ou PNG.
  • Ouvrez le fichier image et, dans la barre d'outils, cliquez sur « Recadrer ».
  • Sélectionnez (recadrez) une zone de l'image la plus petite possible. Votre signature doit toutefois rester entièrement visible.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
  • Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez insérer la signature.
  • Positionnez le curseur dans la partie qui convient et cliquez sur « Insérer » > « Images ».
  • Sélectionnez l'image contenant votre signature.
  • Pour modifier la taille et la position de la signature, faites-la glisser avec la souris.

Avec cette méthode, vous ne devez scanner et préparer la signature qu'une seule fois. Ainsi, votre signature électronique sera toujours à portée de main ultérieurement pour l'insérer rapidement dans Word. Mais son aspect manquera souvent de professionnalisme. En effet, avec la signature, vous avez également photographié le papier sur lequel vous avez signé. Donc la signature insérée au format image se démarquera presque toujours de l'arrière-plan du document. Beaucoup de signatures sont également naturellement courbes et inclinées, avec une tendance à remonter ou à descendre, sans respecter les lignes. On perd la singularité avec cette option. C'est pourquoi il faut bien maîtriser le recadrage de la signature scannée.

Découper une signature électronique dans Word

Pour séparer votre signature de l'arrière-plan, procédez comme suit.

  • Enregistrez la signature scannée au format PNG.
  • Ouvrez la signature dans Word.
  • Cliquez sur l'image avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Format de l'image ».
  • Quatre icônes apparaissent dans « Format de l'image ». Cliquez sur celle la plus à droite qui ressemble à des montagnes avec un soleil.
  • « Recolorier » s'affiche maintenant en dessous.
  • Pour rendre l'arrière-plan invisible, sélectionnez « Noir et blanc - 50 % ».

Si vous maîtrisez un peu les logiciels de dessin, vous pouvez également créer un arrière-plan transparent une fois la signature recadrée. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour positionner la signature joliment sur un texte ou sur une ligne.

  • Sélectionnez l'image de la signature avec la souris.
  • Cliquez sur le champ « Options d'image » dans la barre de menus.
  • Sélectionnez « Habillage » > « Devant le texte ».
  • Pour positionner la signature par-dessus une ligne ou du texte, faites-la glisser avec la souris.

Statut légal de la signature électronique

La sécurité et l'authenticité d'un document sont importantes, notamment lorsqu'il contient une signature électronique. Il est tellement facile de créer une signature sur des documents électroniques. En principe, toute personne disposant de votre signature manuscrite extraite à partir de n'importe quel document peut la photographier et l'insérer électroniquement dans un document Word. C'est pourquoi il existe différents niveaux de sécurité pour les signatures électroniques. La signature numérique avec certificat est la signature la plus sûre. Certains documents l'exigent pour valider votre signature. Pour d'autres documents, comme les candidatures à des offres d'emploi ou les résiliations d'abonnement, on se contente d'une signature numérique insérée dans Word à partir d'une image ou directement avec le stylet Wacom. Le logiciel d'encrage numérique Wacom s'appuie sur la technologie Wacom Ink Layer Language (WILL). Cette technologie ajoute une précision biométrique à votre signature sur un large éventail d'appareils et d'applications.

Partager le document au format PDF uniquement

Ne partagez jamais votre signature électronique au format Word. Sans protection en écriture, le document Word contenant votre signature est beaucoup trop facile à modifier et peut être utilisé à de mauvaises fins. Enregistrez donc toujours le document au format PDF. Et partagez-le uniquement au format PDF.

Au-delà de la signature numérique : plus de possibilités avec le stylet Wacom

Bien sûr, vous pouvez faire bien plus que simplement apposer une signature avec un stylet Wacom. Vous pouvez également l'utiliser pour ajouter des notes en marge, surligner des passages d'un texte, créer des cartes mentales numériques et même dessiner des portraits ou des paysages, par exemple. Nos tutoriels interactifs « Comment dessiner un chien » ou « Comment dessiner un visage féminin » pourraient vous intéresser. Le stylet Wacom s'utilise comme un crayon normal ou comme un stylo plume, mais avec l'avantage du numérique.

Signer des documents Word. Prise en main de la Wacom One.

Wacom One offre les sensations du crayon sur le papier grâce à un écran de 13,3 pouces avec une surface à la friction naturelle et un minimum de reflet. Léger et naturel dans votre main, le stylet se transforme en crayon, pinceau ou craie dans le logiciel que vous avez choisi. Vous pouvez même l'utiliser comme une gomme. Idéal pour signer des documents. Un logiciel créatif est inclus, de même que la possibilité de vous connecter à votre Mac ou PC ainsi qu'à certains appareils Android.

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À propos de Wacom

Forte de sa vision, rapprocher l'humain de la technologie grâce à des interfaces naturelles, la société Wacom est devenue le numéro un mondial de la fabrication de tablettes à stylet et d’écrans interactifs, de stylets numériques et de solutions pour l’enregistrement et le traitement des signatures électroniques. La technologie avancée intégrée aux dispositifs de saisie Wacom est à l’origine des plus belles œuvres dans le domaine des arts numériques, des films, des effets spéciaux, de la mode et du design à travers le monde : les professionnels et les particuliers bénéficient grâce à elle d'une interface high-tech pour exprimer toute leur personnalité. Créée en 1983, Wacom est une société internationale dont le siège est situé au Japon (bourse de Tokyo : 6727). Elle possède des succursales et des filiales dans le monde entier, avec un réseau de marketing et de distribution implanté dans plus de 150 pays. 

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