テレワークとオンラインミーティング:チームの生産性を最大限に引き出す

効果的な連携プレーにより創造性の向上をサポート。アイデアはチームと共有しブラッシュアップすることで進化します。戦略を練ったり、新しいプロジェクトを立ち上げたりするときは、個人で考えるよりチームで取り組むほうがずっとよい仕事ができます。

孤立しがちなリモートワークで創造的なチーム連携を行うには、どうしたらよいでしょうか。必ずしもリモートワークで効率性が低下するとは限りません。オンラインミーティングや仮想空間でのブレインストーミングを上手く利用すれば、アイデアを膨らませ、プロジェクトを着実に進めることができます。そのコツをご紹介します。

オンラインミーティングでのコラボレーション

孤立しがちなリモートワークで創造的なチーム連携を行うには、どうしたらよいでしょうか。必ずしもリモートワークで効率性が低下するとは限りません。オンラインミーティングや仮想空間でのブレインストーミングを上手く利用すれば、アイデアを膨らませ、プロジェクトを着実に進めることができます。そのコツをご紹介します。

円滑なオンラインミーティングのコツ

出席者の多いオンラインミーティングをまとめるのは大変に思えるかもしれませんが、心配は無用です。最近のオンラインミーティングサービスは多数の出席者を想定して設計されており、出席者を飽きさせない工夫が盛り込まれています。また、電話とは異なり、通話中に別の仕事に気を取られる機会もずっと少なくなります。というのも、携帯電話に手を伸ばしたり、よそ見をしている様子が画面越しに見えてしまうからです。

全員が揃ったら、出席者同士で挨拶するようにします。事前に議題をメールで通知し、会議中の意見や質問はチャットツールで行うように指示します。こうすると、会議中に発言者の話の遮る心配がありません。

特定の問題やテーマを話し合うときにも有効です。会議中に質問を投げるときも、チャットを利用しましょう。5分休憩を設けて、その間にチャットで回答を送信してもらいます。その後、司会者が寄せられた意見をとりまとめ、全体で話し合います。

出席者が傍観者にならないように、一人ひとりの参加意識を高めることが大切です。会議を盛り立てるには、ボディーランゲージの活用も欠かせません。相手の話にうなずいたり、グッドサインを出したりすると、話しやすい雰囲気が生まれます。画面越しのやり取りが活発になり、思いが伝わりやすくなります。

画面の共有

最近のオンラインミーティングの機能は参加者の顔を見ながら会議するだけではなく、リアルタイムで画面を共有し、複数の参加者が同時に書き込むことができます。プレゼンや新規プロジェクトの着手には、特に有効です。ワコムのペン技術を搭載したペンタブレットや液晶ペンタプレットを活用すれば、会議で話しながら要点をハイライトしたり、丸で囲んだりできます。何について話しているのか分かるように、発表者に画面を共有してもらいましょう。

この方法を用いると、オンラインでも実際に会議室に集っているように、建設的な話し合いが行えます。画面の共有を活用すると、出席者に打ち合わせの流れがひと目でわかるようになります。意見交換した内容をファイルやプレゼン資料、画面上に書き込んでいくことで、会議の流れに沿って出てくるアイデアや提案を「見える化」できます。

同様に、会議に使うファイルを共有し、同時に編集できることで、多くの意見やアイデアを一元的に整理できます。編集ファイルは、会議後に全員に共有できます。

オンラインで手軽にブレインストーミング

オンラインミーティングでのブレインストーミング(ブレスト)は、焦点がぼやけてしまう恐れがありますが対策はあります。いくつかのかんたんなルールを決めるだけで、有意義なディスカッションが行えます。まず、話の流れを見えるようにブレスト用のオンラインプラットフォームを使用します。

何よりも重要なのは、モデレーター(司会者)を立てることです。モデレーターは進行役を務め、その後のアクションプランにつなげるために議事録を作成します。打ち合わせの前に、モデレーターは議題を出席者に伝え、予め考えておいてもらいます。できれば一日以上の余裕を設けるとよいでしょう。この下準備は必ずひとりで行い、会議の前に他の出席者と共有しないようにします。当日、全員に発表の機会を与えるためです。

オンラインミーティングにペンタブレットを活用

オンラインミーティング中は、出席者に制限時間内で発表してもらいます。会議で出された意見はオンライン上のホワイトボードに書き込みます。ペンタブレットを使えば、自然な感覚で板書ができます。アイデアが出たら、制限時間内で話し合います。会議後は、グループチャットを使ってアクションプランを共有します。次に何をすべきかが全員に明確になります。会社では他のプロジェクトについ気を取られてしまいがちですが、リモートなら持ち場の仕事に集中できるメリットもあります。会議が終わったら各人はそれぞれのタスクに取り組みます。

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