Lavoro a distanza e collaborazione video: massimizzare la produttività del proprio team

Vi sono infinite possibilità per rendere efficace la collaborazione. Le nostre idee migliorano sempre quando vengono condivise e sviluppate insieme agli altri. Che si tratti di ottimizzare delle strategie o di far evolvere i concetti iniziali di un nuovo progetto, collaborando possiamo avere un approccio molto più creativo.

Come si può collaborare in modo creativo quando è obbligatorio lavorare a distanza e in isolamento? Si diventa forse meno efficaci? Non necessariamente. Le videochiamate e le sessioni di brainstorming virtuale possono essere altrettanto proficue per sviluppare idee e ottimizzare progetti, come dimostrano questi principi pratici e consigli.

L'efficacia della collaborazione video a distanza

Come si può collaborare in modo creativo quando è obbligatorio lavorare a distanza e in isolamento? Si diventa forse meno efficaci? Non necessariamente. Le videochiamate e le sessioni di brainstorming virtuale possono essere altrettanto proficue per sviluppare idee e ottimizzare progetti, come dimostrano questi principi pratici e consigli.

Effettuare una videochiamata efficace per una migliore collaborazione video a distanza

Organizzare una grande videochiamata di gruppo può essere impegnativo. La buona notizia è che gli appositi servizi sono progettati per gestire chiamate con più utenti ed esistono molte tecniche per garantire che tutti si sentano coinvolti e partecipi. Innanzi tutto, rispetto a una normale telefonata si ha molto meno la tentazione di fare multitasking. I colleghi possono infatti vedere se qualcuno prende in mano il telefono o guarda altrove nella stanza.

Quando tutti si sono uniti alla chiamata, è opportuno salutare ognuno personalmente. È bene inoltre inviare prima un programma tramite e-mail e in seguito incoraggiare l'uso della chat nella videoconferenza per condividere opinioni e fare domande invece di interrompere qualcuno che sta parlando.

Questo può essere un metodo efficace anche quando si discute di un particolare problema o argomento. Puoi fare una domanda a tutti i partecipanti e, anziché chiedere a ciascuno di loro di rispondere a voce, puoi invitarli a inviare le risposte via chat durante una breve pausa di cinque minuti. Le idee verranno raccolte e condivise dalla persona che presiede la riunione, per poi essere discusse in gruppo.

La chiave consiste nel trasmettere a tutti la sensazione di essere coinvolti e di avere un contributo da dare. In tale contesto, il linguaggio del corpo è fondamentale per tenere alto il morale. Un cenno di assenso o un pollice alzato possono essere molto rassicuranti, rendendo inoltre la chiamata e l'interazione più trasparenti e più umane.

Condividere lo schermo

I migliori software di videoconferenza ti permettono non solo di parlare faccia a faccia con i colleghi, ma anche di condividere il tuo schermo e inserire annotazioni in tempo reale. Questo può essere utile soprattutto quando si lavora a una presentazione o a un nuovo progetto. Sfrutta tutte le funzionalità all'avanguardia dei display e tavolette con penna Wacom per evidenziare o sottolineare le parti del documento di cui stai parlando. E invita gli altri a condividere a loro volta i loro schermi, in modo che tutti possano vedere ciò di cui stanno parlando.

Questo può rendere una videochiamata produttiva tanto quanto una riunione in ufficio. I partecipanti vedono in tempo reale quello di cui si discute, possono consultare documenti, assistere a presentazioni e leggere le note sullo schermo durante la riunione: si possono così proporre soluzioni e idee man mano che procede la conversazione.

Analogamente si può lavorare insieme sui documenti condivisi durante una chiamata, permettendo a tutti di presentare i propri pensieri e idee in un unico posto, che sarà poi facilmente accessibile a tutti una volta conclusa la riunione.

Facile brainstorming virtuale in una collaborazione video a distanza

In ufficio le sessioni di brainstorming possono facilmente finire fuori strada e lo stesso è probabile che accada in un ambiente di lavoro a distanza. La buona notizia è che bastano alcune semplici regole per renderle invece molto utili. Prima di tutto, usa le piattaforme online dedicate al brainstorming, che consentono una facile collaborazione di tipo visivo.

È molto importante che una persona faccia da moderatore per gestire la sessione attenendosi alle tempistiche. Prima di iniziare, questa persona invierà l'argomento di discussione ai partecipanti e stabilirà un tempo limite, nel caso ideale superiore a un giorno, entro il quale dovranno proporre delle idee. Queste verranno valutate singolarmente e non ancora condivise con il gruppo prima della chiamata, per fare sì che ognuno possa esprimere la propria voce.

Usare le tavolette per le videochiamate

Durante la chiamata, fissa un limite di tempo per ciascuna persona, durante il quale potrà parlare delle sue idee, che potranno essere scritte su una lavagna virtuale. Con una tavoletta da disegno il tutto sarà ancora più semplice e naturale. Una volta inserite tutte le idee, fissa un limite di tempo per parlarne. Le azioni da intraprendere verranno comunicate in una chat di gruppo dopo la riunione, in modo che tutti possano capire quali sono le fasi successive e di cosa hanno bisogno per attuarle. Il fatto che le persone possano poi chiudere la sessione e isolarsi per lavorare sui compiti assegnati rende questo approccio migliore rispetto a quello dell'ufficio, dove altre attività lavorative possono costituire una distrazione.

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